Il a dit: ça craint

Les alcooliques et les drogués avaient le leur, maintenant les accrocs aux e-mails ont aussi leur programme de désintoxication.

Marsha Egan, spécialisée dans l'encadrement des entrepreneurs, a mis sur pied un programme en douze points pour les aider à utiliser au mieux l'outil électronique, que certains considèrent à la fois comme une perte de temps envahissante tout en étant rapide et efficace.

Elle s'est inspirée de cas tels que ce golfeur qui ne pouvait s'empêcher de consulter son ordinateur de poche entre chaque swing et qui avait ainsi perdu un client potentiel. Le programme fait écho à la prise de conscience progressive de ce qu'un mauvais recours à l'e-mail peut coûter cher en perte de productivité pour les entreprises.

L'une de ses clientes ne peut s'empêcher de consulter sa messagerie électronique dès qu'elle croise un ordinateur. D'autres choisiront leur lieu de vacances en fonction des possibilités de se connecter. D'autres encore passe leur temps à attendre des e-mails et finissent par s'envoyer des messages à eux-mêmes si aucun ne leur est parvenu depuis quelques minutes, explique Egan.

Dans les douze règles qu'elle a établies, Egan impose à son client qu'il admette que "les e-mails gouvernent" son temps et qu'il "se débarrasse du besoin de vérifier sa messagerie toutes les 10 minutes."

D'autres points du programme demandent de "s'astreindre à garder sa boîte aux lettres vide", d'"établir des intervalles réguliers pour revenir consulter ses e-mails" et "de répondre immédiatement à tout message qui peut être traité en moins deux minutes mais transférer dans un fichier les e-mails qui nécessiteront plus de temps."

Quelques employés résistent au fait de consulter leurs e-mails sur leur temps de travail mais se retrouvent de fait à passer des heures à répondre à leurs messages une fois rentrer chez eux, ajoute-t-elle. L'un de ses clients lui a confié s'être retrouvé avec 3.600 e-mails dans sa boîte.

Les douze points du programme.

1. Admettre que les e-mails gouvernent votre temps. Se débarrasser du besoin de vérifier sa messagerie toutes les 10 minutes

2. S'astreindre à garder sa boîte aux lettres vide

3. Créer des fichiers dans lesquels sont copiés les e-mails à traiter

4. Recourir à des titres globaux dans votre système de classement pour éviter de perdre trop de temps lorsqu'il faut retrouver quelque chose

5. Traiter immédiatement tout message qui peut être traité en moins deux minutes mais transférer dans un fichier les e-mails qui nécessiteront plus de temps

6. Se fixer une date butoir pour vider sa boîte aux lettres. Ne pas passer plus d'une heure à la vider

7. Désactiver la fonction automatique envoyer/recevoir

8. Etablir des intervalles réguliers auxquels consulter ses e-mails

9. Impliquer d'autres personnes dans votre lutte contre cette obsession

10. Réduire la masse d'e-mail que vous recevez

11. Gagner du temps en ne traitant qu'un sujet par e-mail, supprimer les commentaires annexes lors du transfert d'un e-mail à quelqu'un d'autre et donner un titre détaillé au message

12. Se réjouir de cette nouvelle approche du message électronique.